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janeiro 11, 2016

Bibliotecário faz gestão de documentos?

Recebi o desafio de implantar uma gestão de documentos no meu trabalho. A minha primeira dúvida foi se temos competência para isso. Sempre associei esse serviço aos arquivistas, mas descobri que não existe nenhuma legislação que dá essa atribuição a eles. Confesso que fiquei preocupado porque muito de gestão de documentos envolve conhecimentos em Arquivologia. De qualquer forma aceitei esse desafio, mas solicitei à gestão a contratação de um arquivista, que ao meu ver, é fundamental para realização desse trabalho.

gestao documentos

Definição

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e de operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou seu recolhimento (BRASIL, 1991).

Quais as fases de gestão de documentos?

1ª Fase – Produção dos documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades de um órgão ou setor. É composto pelos seguintes elementos:
– elaboração e gestão de formulários e correspondência;
– controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo;
– utilização de processadores de palavras e textos.

2ª Fase – Manutenção e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para organização, classificação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação (Índices).

3ª Fase – Destinação final de documentos: envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

Quais os objetivos de gestão de documentos?

– Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos. Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessário ao governo e aos cidadãos.
– Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
– Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação.

Diretrizes para implantação do Sistema de Gestão Documental

(Necessidade de um Arquivista)

Implantar o Sistema implica, em especial, implantar uma política de gestão documental na instituição. A gestão documental se faz através de duas atividades básicas e integradas: classificação e avaliação dos documentos arquivísticos. Destas atividades decorrem duas ferramentas: o Plano de Classificação de Documentos – PCD e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTD.

O primeiro aspecto a ser levado em conta na criação e implantação de um sistema de arquivos é a legislação federal sobre arquivos, em especial a Lei 8.159/91, as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos e a existência do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal (SIGA), criado pelo Decreto nº 4.915/2003, e na Portaria MEC nº 126/2013.

Resultados esperados

A aplicação desta técnica permite que se controle e acompanhe toda a documentação, seja ela produzida ou recebida, garantindo a uniformização de procedimentos; eficiência na recuperação da informação; racionalização da produção documental; criação e manutenção de documentos de forma acessível, inteligível e utilizável; transparência e desburocratização do Estado; legalidade dos atos administrativos; destinação correta dos documentos; e a recuperação da informação de forma ágil.

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