Como realizar um inventário no acervo da biblioteca?

O bibliotecário tem a sua disposição várias maneiras de expressar o grau de discrepância entre acervo e circulação de uma biblioteca. A mais simples talvez seja a ‘relação circulação/inventário’, que nada mais é do que o número de empréstimos que ocorrem numa classe durante determinado período de tempo dividido pelo número de itens dessa classe. Existem também as denominações ‘relação inventário/uso’ e ‘taxa de retorno’.

Catálogo topográfico

Assim denominado por indicar a topografia, isto é, a localização de todos os itens no acervo, possui algumas utilidades. É organizado pelo número de chamada, ou seja, pela ordem dos itens no acervo. Constitui-se de um registro bibliográfico completo relativo a cada um dos itens, ao qual se acrescentam os volumes ou exemplares existentes, com seus respectivos números de registro.

O catálogo topográfico serve de inventário do acervo, isto é, à verificação da permanência ou extravio dos itens, ou dos exemplares e suas condições de uso. Serve também ao desenvolvimento de coleções, como forma de averiguar a quantidade de itens sobre determinado assunto. Por fim, permite o controle sobre a organização das estantes.

Catalogação é diferente de inventário

O que diferencia a catalogação de um inventário – listagem de itens – é o fato de não apenas caracterizar os registros do conhecimento, individualizando-os, tornando-os únicos entre os demais, como também de reuni-los por suas semelhanças.

Gestão do acervo

A biblioteca é composta de um acervo físico que tem circulação frequente. É imprescindível que este acervo físico reflita os dados constantes no sistema para que se possa localizá-los com assertividade.

A fim de que se tenha uma boa gestão deste acervo e mantenha sua consistência é necessário que se faça, periodicamente, inventário nas coleções a fim de detectar possíveis falhas e perdas. Além disso, serve de base para o planejamento e tomada de decisões necessárias à administração da biblioteca.

Conceito

Inventariar é relacionar, catalogar, listar (série de coisas). E inventário é apontado como uma lista discriminada, registro, relação, rol de mercadorias, bens, descrição ou enumeração minuciosa.

O inventário não somente organiza o acervo, mas também nos dá diretrizes para o desenvolvimento de nossa coleção (se devemos comprar mais exemplares de um determinado livro, por exemplo), para os serviços de conservação de nosso acervo e para orientação de nossos usuários, especialmente sobre a importância de zelar pela integridade dos materiais.

As principais atividades do inventário:

• Colocar os materiais em ordem, principalmente aqueles que foram guardados em local errado;
• Verificar se há materiais extraviados;
• Identificar materiais que precisam de reparos;
• Conferir possíveis problemas nas etiquetas que indicam a localização dos livros.

Por que é importante inventariar o acervo da biblioteca?

• validar o material disponível no sistema com aquele disponível no acervo físico;
• proteger o patrimônio;
• embasar o desenvolvimento de coleções;
• identificar os materiais do acervo que estão danificados e com divergências;
• averiguar a ordem de classificação;
• constatar o índice de perda;
• detectar possíveis falhas.

Fontes: [1] [2] [3]