Política de desenvolvimento de coleções: uma introdução

Especialmente, nos dias de hoje, a informação tornou-se a mais valiosa força de transformação do homem, ou seja, informação pode traduzir-se em poder. Esse poder da informação, associado aos contemporâneos meios de comunicação de massa, possui capacidade infinita de mudar culturalmente a sociedade como um todo. E a informação, quando aplicada corretamente, contribui como instrumento de sucesso, caso contrário, pode levar ao fracasso, dependendo do seu emprego e a quem se destina.

A gestão da coleção é fator fundamental à plena consecução dos objetivos das bibliotecas.

A formação, desenvolvimento e organização do acervo devem ser encarados como um processo permanente no qual as atividades de seleção, aquisição e avaliação de materiais devem permanecer em contínua sintonia com as necessidades de informação da comunidade de usuários.

A coleção deve ser desenvolvida tomando por base um plano preestabelecido que garanta sua continuidade e adequação necessária à formação da coleção (tanto em termos de conteúdo quanto de formato).

Conceito

A política de desenvolvimento de coleções é um conjunto de normas e diretrizes que buscam determinar ações, descrever estratégias gerais, estabelecer instrumentos e delimitar critérios para facilitar a tomada de decisão na composição e no desenvolvimento de coleções, em sintonia com os objetivos da instituição, dos diferentes tipos de serviços de informação e dos usuários do sistema.

Política de desenvolvimento de coleções

Visando nortear a formação e expansão de seu acervo, a biblioteca deve estabelecer sua política de desenvolvimento de coleções que será materializada em documento, onde serão levadas em consideração, dentre outros, os seguintes dados essenciais: os objetivos da biblioteca, o estado atual da coleção, as necessidades informacionais da comunidade a ser servida, orçamento e outros recursos informacionais disponíveis (consórcios entre bibliotecas).

Deve constar no documento a indicação da responsabilidade nas decisões para a seleção do acervo, ou seja, se deve haver uma comissão. Essa comissão, idealmente, deve ser composta por:

1 bibliotecário, responsável pela unidade de informação;
1 representante das principais áreas de atuação (ou departamentos acadêmicos) da instituição à qual está diretamente subordinada;
1 representante da área administrativa (setor de compras).

Recomenda-se que a coordenação dessa comissão seja de responsabilidade do bibliotecário, o qual precisará convocar os demais membros para reuniões periódicas e/ou reuniões extraordinárias. Quando ocorrer impossibilidade de agrupar a comissão, o bibliotecário tem o poder de decisão.

A política deve ser proposta por uma equipe/comissão formada por profissionais, usuários e assessores, devidamente analisada e aprovada pelos órgãos competentes. Precisa ser explicitada por um documento flexível que permita acréscimo e modificações, o qual deve conter a identificação dos responsáveis, os critérios utilizados no processo, os instrumentos auxiliares, as políticas específicas e os documentos correlatos.

Esse documento deve ser elaborado por uma equipe/comissão de seleção, visando garantir a representatividade da comunidade nas atividades do serviço de informação, contribuindo para uma expansão racional, eqüitativa e equilibrada do acervo. Essa comissão deve se responsabilizar por:

• analisar os objetivos gerais da organização à qual está inserida a biblioteca;
• definir a extensão e a profundidade na cobertura temática da coleção, segundo os diferentes níveis da comunidade a ser atendida;
• conhecer a situação da coleção a fim de elaborar o orçamento necessário para solucionar os problemas;
• proceder à análise quantitativa da coleção;
• cobrir áreas de maior demanda da comunidade, definindo as prioridades da seleção;
• determinar critérios para intercâmbio de material bibliográfico;
• determinar critérios para recebimento de doações e descartes;
• procurar atender a todas as sugestões, comunicando ao solicitador sobre a aquisição
  ou não do item solicitado;
• determinar critérios para preservação e conservação dos materiais (encadernação e
  restauração etc);
• definir critérios para avaliação do valor da coleção;
• definir critérios para duplicação de documentos;
• coordenar a reavaliação periódica da coleção, a fim de definir quando e sob quais condições o material será remanejado e descartado do acervo.

Embora não seja uma tarefa fácil, por demandar um minucioso e contínuo estudo, a elaboração desse documento servirá como diretriz para o estabelecimento de estratégias de ações e atuará como instrumento delimitador de critérios na tomada de decisões para a composição e desenvolvimento do acervo.

A etapa mais importante da política de desenvolvimento de coleções é o processo de seleção, pois por meio dele se garante a qualidade e o ajustamento do acervo para atender a contento as reais necessidades dos usuários.

Fonte